耳にする機会が増えたペーパーレス
ペーパーレスと聞くと、何やら最近の事のように感じますが、以前からペーパーレス化は進められてきました。私が最初に記憶しているのは、携帯電話の請求書。
毎月書面で送られてきていたところを、これからは送る際には何円か必要になりますよ。という通知があったような気がします。
あれから数年・・・初めは書面で見ないと安心できなかった記憶がありますが、通信環境があってログインさえできればいつでも確認できるので便利だなと実感しているこの頃です。
テレワークの推進などにより様々なところでペーパーレス化が聞かれるようになりました。
書面の方が物質として存在しているので安心感があるとか、デジタルだと簡単に捏造されてしまいそう……というイメージもあるかもしれません。
安心感の面でいえばデジタルデータは即時反映ができるという強みがあります。
クレジットカードを利用して決済した際に、自身のアカウントでログインすれば決済情報が素早く確認する事ができます。
紙面での通知だけであれば、クレジットカード会社の請求書が届くまでわかりません……
セキュリティ面に関しては、デジタルファイルなので編集や閲覧に制限を設ける事ができるので、あらかじめ予防ができるといえます。
紙面であったとしても、特別な紙を使っているとかそういう模倣する事が難しい部分を除けば見た目が同じ物も作れてしまうので、紙面であってもデジタルであっても大差ないように思えてきます。
ペーパーレス化の強み
ペーパーレス化を進めるにあたって、いくつかの利点が見えてきます。1.印刷コストの削減
紙を使わないので当然ながら紙代が削減できます。加えてインク台、オフィス向け複合機などを利用されている場合、印刷1枚当たり何円というコストがかかりますが、それらが削減できます。多少強引ですが、プリンターを動かす電気代も削減できますね。
また用紙切れを起こしたときのためのストック数も減らす事ができるので、スペースを若干でも空ける事ができるかもしれません。
2.目的の資料を探しやすい
デジタルなのでフォルダ内を検索して目的のファイルを見つける事ができます。もちろん検索して探す事を前提としたファイル名にするという対策は必要ですが、あらかじめルールを作っておくと、後々に大いに活用する事ができます。
もしも紙面になっていたなら、過去の膨大な資料の中から目的の物を探し出すのに膨大な時間がかかる事もあります……。
インターネットを使って閲覧ができるように整備されていたなら、オフィスにいなくとも目的の資料を閲覧する事もできますし、資料に更新があった際には印刷や配布の手間もなく常に新しい情報を利用を利用する事ができます。
資料を探す時間を短縮できるので、その分浮いた時間で別の事ができそうです。
3.セキュリティの向上
紙の資料だと持ち出した時に忘れたり落としたり……ものによっては紛失してしまうと大きなダメージとなる場合もありますが、デジタルなデータであれば物質としては存在しないので落とす事もありません。またアクセス権を与えたり、ファイルにパスワードを設定しておくなど、あらかじめ対策がとれるので、セキュリティ面での安心感があります。
またクラウドサービスなどを活用すれば、災害発生時にも有効です。
物質として存在しているが故の問題点もいくつかあるといえそうですね。
用途で使い分ける
何でもペーパーレス化にしたらいいというわけでもありません。場合によっては紙の方が便利な事もあると思います。例えば文章の添削……
紙の方が間違いを見つけた時に書き込み易いという利点があります。
また簡単にコピーが取れるので、何パターンか並べて比較する事も容易です。
複数ページに渡るPDFを一度に広げてみたい！！と思う事もあるかもしれません。
そういった場合では一度に見たい数の端末を用意して……などコストがかかりますが、紙であれば印刷した物を机の上に並べるだけですね。
また表示させる画面によっては見づらくなってしまう事もあるかもしれません。
これは画面に表示させることを前提に、文字の大きさやレイアウトを考えなければいけませんね。
紙は絶対使わない！ペーパーレスにするんだ！！とか、紙じゃなければいけない！！といった両極端な考えではなく、別に印刷しなくてもいいのかもしれない……と思う物は画面で見る様にするとか、印刷した方が便利だなと感じるなら紙に印刷するとか、用途によって使い分ける事が重要です。
何にでもメリットとデメリットがあるものです。
向き不向きを考慮して、便利に利用してみてはいかがでしょうか。
タブレットなどの電子端末は新時代の紙なのかもしれない
考えてみると、紙に出力するのか、タブレットなどの電子端末に出力するのか……単に媒体が違うだけのように思えてきます。何を利用するにせよ、自分の手元で扱う事には変わりありません。
紙という発明を手にするはるか昔の人は石板に文字や絵を刻んでいました。
それが時代の流れと人の知恵や発明により紙になり、今度はタブレットなどの電子端末に代わろうとしているのかもしれませんね。
そういった意味では電子端末はこれからの時代で紙と同じ役割を担っていくのかもしれませんね。
