ペーパーレス…それは夢か幻想なのでしょうか。はたまた人面犬やツチノコなどのような都市伝説の類なのでしょうか。
2022年に電子帳簿保存法が改正されて、あちこちでペーパーレス化を推し進める動きが活発になりました。それからも様々に法律も改正されて、各種申請類の電子化や電子保存など、時代とともにどんどん推し進められています。
さてこのペーパーレス。環境などの問題もありますが、ここではビジネスにフォーカスしてみます。
ペーパーレス化が進むと紙の消費が減るのはそのままなのですが、プリンターやそのトナー代の削減だけでなく、書庫やその管理の労務の削減、スムーズかつ迅速な運用や電子化されることで、必要な際に必要な情報にすぐアクセスできるなど、事業における情報の管理や運用へのメリットが大きいですよね。
皆さんの職場ではいかがでしょうか。エコでメリットが大きいペーパーレス、進んでいますか？
大きな障壁
そんなペーパーレス化に障壁として立ちふさがるのが、紙愛好家の方々です。
紙愛好家にとっては、電子化などは視界に入りませんし、興味もありません。彼らにとって紙こそがすべてであり、紙幣を稼ぐために紙で働くのです。
彼らのビジネスやそのオペレーションは特徴的で、
・メールは印刷して読みます
・添付ファイルももちろん印刷します
・それらに書き込んだものを資料とします
・データベースに投入するデータも印刷して持ってきます
・印刷枚数なんてものは気にもしません
・データを要求すると、スキャンした画像データになります
・電子フォーマットを用意してもそれを印刷して持ってきます
・モニター画面をカメラで撮影した画像を印刷して持ってきます
片方向
おかげさまで、複合機のカウンターが景気よく回ります。請求書を見ると私も目が回ります。
また更に特徴的なところで、メールやコミュニケーションツールの多くが片方向です。
こちらからの送信に対する彼らの回答は、おおよそが電話か口頭です。おかげでやり取りが記録に残らず、後で検索することもできません。
かといって、本人の記憶能力や記憶量もさほどでなく、言った言わないが必然的に発生します。
それらの情報を解釈してまとめ、必要な人員に共有する二次的な手間も発生し、不用意に時間を割かれます。
鉄のメンタル
ペーパーレスこそ正義、と言いたいわけではありません。
紙のままの必要性があるものや、電子化する意味がないもの、紙のほうが運用面で優位な場合なども多々ありますよね。そうでない電子データをわざわざ紙に印刷して、それを電子データに戻す手間をこちらに押し付けていることを理解してほしい気持ちもあるはあるのですが、それよりも業務の規定やオペレーション、後工程や周囲の視線などを気にもせずに、印刷を押し通す理由を知りたいのです。例えば、
・紙に触れていないと落ち着かない
・OA機器類の会社や紙などの消耗品販売の会社との癒着
・山羊を飼っている、または山羊の化身
などなど。どうしてそこまでして紙にこだわるのか。
ストイックに印刷出力に徹底すること、そしてその継続には強い意志と覚悟が必要。
周囲の視線や重なる注意にも屈せずに貫き通す姿勢、折れない鉄のメンタルはどのようにして鍛えられたのか。もはや、ここまで徹底されると清々しささえ感じるようになります。
強硬手段
PDFであればAcrobatであれば、印刷や編集、コピーを制限できますのでおすすめです。
Adobe社 印刷、編集、コピーの制限
